Kongresy o poważnym charakterze, np. naukowe lub polityczne wymagają odpowiedniego przygotowania. Jednym z najważniejszych elementów organizacji takiego kongresu jest wybór odpowiedniej sali. Sale kongresowe posiadają niemal wszystkie siedziby wydziałów szkół wyższych, ośrodków i organizacji szkoleniowych. Coraz częściej korzysta się jednak z wynajętych sal na kongresy.

Firmy zajmujące się wynajmowaniem sal do celów dużych wystąpień publicznych są znakomicie przygotowane do przyjęcia sporej liczby osób chętnych. Także przygotowanie pod względem technicznym prywatnych sal konferencyjnych stoi na najwyższym poziomie. Sale wyposażone są w oddzielne pomieszczenia dla prelegentów, a także kuchnie, gdzie posiłki przygotowuje firma cateringowa.