Duże konferencje, które zgromadzają sporą liczbę widowni, wymagają odpowiedniego przygotowania w celu zapewnienia komfortu uczestnictwa w imprezie. W zależności od rodzaju i wielkości spotkania organizatorzy muszą zapewnić odpowiednią ilość koniecznego sprzętu. Wyposażenie konferencji w sprzęt multimedialny zależy także od rodzaju i wymagań uroczystego spotkania. Także zaproszeni goście mogą potrzebować pewnego rodzaju urządzeń, aby móc w pełni zrealizować swoje plany odnoście przygotowanej prelekcji.

Duże konferencje wymagają często przedstawienia pewnych treści na ekranach o sporych rozmiarach. Projektory i ekrany wynajmowane są przez firmy zajmujące się obsługa dużych imprez, np. konferencji i koncertów. Projektory składają się przede wszystkim ze źródła światła, które puszczane jest w stronę dużych rozmiarów ekranu. Przedmiot stawiany jest w niewielkiej odległości od projektora i dzięki temu uzyskuje się obraz dużych rozmiarów. Takie wykorzystanie sprzętu multimedialnego jest bardzo przydatne szczególnie dla dużej rzeszy publiczności.