Nowoczesny sprzęt multimedialny daje nam dziś możliwości o jakich jeszcze kilkanaście lat temu nie można było pomarzyć. W dzisiejszych czasach odległość nie jest już przeszkodą w zorganizowaniu spotkania biznesowego. Nie ma już konieczności przemierzania dużych odległości, choć wielu biznesmenów pozostaje nadal przy osobistej formie załatwiania spraw związanych z firmą. Na rynku istnieje teraz wiele firm, które zajmują się rozprowadzaniem sprzętu do przeprowadzenia wideokonferencji.

Organizacja wideokonferencji wymaga posiadania przez wszystkich jej uczestników zestawu sprzętu multimedialnego. Przede wszystkim należy posiadać komputer z łączem telekomunikacyjnym o wymaganej przez używane programy szybkości. Komputer powinien mieć zainstalowaną kamerę, mikrofon oraz komunikator internetowy, umożliwiający dokonanie wideokonferencji. Co istotne w konferencji może wziąć udział dowolna liczba uczestników, dzięki czemu istnieje możliwość prowadzenia rozbudowanych rozmów biznesowych, zapewniając jednocześnie komfort i wygodę.